نکات مدیریت زمان که برای صاحبان مشاغل کوچک کار می کند
نکات مدیریت زمان که برای صاحبان مشاغل کوچک کار می کند
نکات مدیریت زمان که برای صاحبان مشاغل کوچک کار می کند
 


( مقاله ترجمه شده از سایت معتبر‌ خارجی ) 
 
برای مدیریت کارآمدتر زمان و افزایش بهره وری، این پیشنهادها را دنبال کنید .
 
زمان  خود را ثبت کنید
 
اگر نمی‌ دانید زمان به کجا می ‌رود، بهتر است یک دفتر خاطرات روزانه از نحوه گذراندن روز خود تهیه کنید، تمام فعالیت‌ هایی را که انجام می‌ دهید ثبت کنید، و جزئیاتی را که برای انجام هر یک از آنها صرف می‌ کنید را مشخص کنید. این به شما کمک می کند تا کارهایی را که بیشتر از سایرین برای آنها هزینه می کنید شناسایی کنید. به آن وظایف نگاه کنید و از خود بپرسید که زمان صرف شده برای آنها واقعا چقدر سازنده است. آیا برای فعالیت هایی که نتایج موثری به همراه ندارند، بیش از حد طولانی هزینه می کنید؟
 
 الکساندر، مربی اجرایی در استودیوی مربیگری، می ‌گوید: «اغلب مفید است که وظایف خود را از ابتدای هفته با آنچه تا پایان هفته به دست آورده‌ اید مقایسه کنید. اگر بین وظایفی که برای خود تعیین می ‌کنید و آنچه به دست می ‌آورید شکاف ثابتی وجود دارد، وقت آن است که تشخیص دهید که آیا بیش از حد برای خودتان تعیین می‌ کنید، آیا برای چیزهایی که نیازی به انجام آنها ندارید، وقت می ‌گذارید یا خیر. اگر کارهای معمولی به دلیل کمبود اعتماد به نفس، منابع یا انگیزه شما را خیلی طولانی می کند.
هر کدام از این سه مورد باشد - و ممکن است بیش از یکی باشد - برای چگونگی مقابله با آن برنامه ریزی کنید، برنامه خود را برای یک دو هفته امتحان کنید و سپس ارزیابی کنید که چه چیزی موثر بوده است."
 
تکنیک پومودورو را امتحان کنید
 
اگر تمرکز بر روی مشاغل خاص برایتان دشوار است، سیستمی را امتحان کنید که توسط فرانچسکو سیریلو و بر اساس یک تایمر گوجه ‌فرنگی شکل است که او برای تکمیل وظایف خود از آن استفاده می ‌کرد.
 
کاری را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید و به خود بگویید که به مدت 25 دقیقه کاملاً روی آن کار تمرکز خواهید کرد. تایمر را تنظیم کنید و دست به کار شوید. وقتی تایمر زنگ زد، پیشرفت خود را تأیید کنید و کمی استراحت کنید. یک فنجان چای درست کنید، سریع پیاده روی کنید یا تمرینات کششی انجام دهید. وقتی چهار «پومودورو» را کامل کردید، وقت آن است که استراحت بیشتری داشته باشید (20 دقیقه خوب است). در این مدت مغز شما می تواند قبل از شروع دور بعدی پومودوروس، استراحت کند و اطلاعات جدید را جذب کند.
 
یک لیست واقعی از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید
 
تهیه فهرستی از کارها هر روز قبل از شروع کار بسیار مهم است، زیرا به شما کمک می کند اهداف روشنی برای روز تعیین کنید و بهره وری را بهبود ببخشید. وقتی لیست خود را می نویسید، ایده خوبی است که موارد را به ترتیب اهمیت قرار دهید. این به شما کمک می ‌کند تا مشخص کنید کدام کارها واقعاً باید امروز انجام شوند و در صورت لزوم کدام ‌ها م ی‌توانند به فهرست کارهای فردا منتقل شوند.
 
در مورد کارهایی که واقعاً می توانید در یک روز انجام دهید واقع بین باشید و شاید کارهای بزرگتر را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا سخت تر شوند. لیست بلند پروازانه ای که تا پایان روز کامل نمی شود، انگیزه شما را کم می کند و انرژی شما را از بین می برد.
 
زمان اوج خود را شناسایی کنید
 
چه زمانی بهترین کار خود را انجام می دهید؟ شاید شما انرژی زیادی برای تمرکز روی کارها در صبح دارید، یا شاید در بعدازظهر یا عصر انرژی بیشتری داشته باشید. در جایی که می توانید، چالش برانگیزترین یا مهم ترین وظایف خود را در زمان اوج عملکرد خود برنامه ریزی کنید.
 
وظایف را محول کنید
 
به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، باید کلاه های زیادی بر سر داشته باشید و ممکن است فکر کنید که منابع لازم برای به اشتراک گذاشتن حجم کار دیگران را ندارید، اما در واقع این می تواند یک اقتصاد کاذب باشد. مشاغلی را که در آن مهارت ندارید شناسایی کنید و ببینید آیا راهی وجود دارد که آنها را در اختیار یک متخصص قرار دهید. جنیفر چونگ از شرکت طراحی داخلی Feio می گوید: "اگر سعی کنید همه این کارها را انجام دهید، نمی توانید زمان خود را به طور موثر در دوره های شلوغ مدیریت کنید."
 
چند وظیفه را کاهش دهید
 
چند بار سعی کرده اید بیش از یک کار را همزمان انجام دهید؟ همه ما آنجا بوده ‌ایم - وقتی ایمیلی وارد می ‌شود که تصمیم می ‌گیریم همان لحظه به آن بپردازیم، در میانه نوشتن یک ارائه یا گزارش خواهیم بود، یا شاید تصمیم می ‌گیریم در طول یک وبینار مدتی را برای جمع‌ آوری یک ایمیل صرف کنیم .
 
الکساندر می گوید: «به محض اینکه به محل کار رسیدید حساب ایمیل خود را باز نکنید. «اگر کار مهمی برای انجام دادن دارید، به محض ورود به دفتر، و مهمتر از همه، قبل از باز کردن ایمیل، با آن مقابله کنید. آن ساعت اضافی اولیه می تواند زمان طلایی برای انجام کارها باشد. ما معمولاً فکر می‌ کنیم که ایمیل ‌ها یا پست ‌های صوتی را به مدت پنج دقیقه بررسی می ‌کنیم، اما بعد از آن پیام ‌ها را درگیر می ‌کنیم و قبل از اینکه متوجه شوید دو ساعت گذشته است و حتی کار مهم شما شروع نشده است. اگر باز کردن ایمیل خود را یک ساعت به تعویق بیندازید، با حجم زیادی از آن مقابله خواهید کرد و - راستش را بخواهید - بیشتر ایمیل ‌ها می ‌توانند قبل از پاسخ دادن، یک ساعت منتظر بمانند. 
 
بیش از حد برنامه ریزی نکنید
 
داشتن یک برنامه منظم برای روز تان بهترین راه برای بهبود مدیریت زمان است، اما به یاد داشته باشید که فضایی را برای موارد غیر منتظره در نظر بگیرید. به هر حال، همیشه کارهای برنامه ریزی نشده ای وجود دارد که پیش می آید و شما باید بتوانید به همان اندازه کارآمد با آن کارهایی که قبلاً در دفتر خاطرات خود گنجانده اید، با آنها کنار بیایید.